Các thao tác đơn giản để gộp bảng bằng VLOOKUP trong Excel

Gộp bảng hay lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, sheet này sang sheet khác, thậm chí từ file này sang file khác, là một nhu cầu thường gặp khi làm việc với nhiều bảng tính trong Excel. Với những bảng tính đơn giản, ít dữ liệu, hoặc dữ liệu các bảng được sắp xếp theo cùng 1 thứ tự thì bạn chỉ cần dùng lệnh copy & paste rất đơn giản. Tuy nhiên, với những dữ liệu không theo đúng thứ tự ở một chỉ tiêu nào đó thì gộp bảng bằng hàm VLOOKUP sẽ tránh được những sai sót không đáng có. Mời các bạn theo dõi bài viết sau để biết cách thực hiện.

1. Hàm VLOOKUP:

- Hàm VLOOKUP là hàm tìm kiếm theo cột.

- Cú pháp:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

  • Lookup value: Là giá trị cần tìm kiếm.
  • Table array: Là vùng tìm kiếm. Để có thể copy công thức xuống các dòng dưới thì ta phải cố định bảng này bằng địa chỉ tuyệt đối (Chọn bảng rồi nhấn F4).
  • Col index num: Là số thứ tự cột mà bạn muốn lấy dữ liệu.
  • Range lookup: Là kiểu tìm kiếm.
    • Nhập “True” hoặc “1” khi bạn muốn dò tìm kiểu tương đối.
    • Nhập “False” hoặc “0” khi bạn muốn dò tìm kiểu tuyệt đối.
    • Nếu không nhập gì, hàm sẽ tự động mặc định dò tìm kiểu tương đối.

Để gộp bảng dữ liệu một cách chính xác, ta sẽ dùng kiểu dò tìm tuyệt đối.

2. Ví dụ về gộp bảng bằng hàm VLOOKUP:

Để tiện theo dõi, ta xét ví dụ về việc gộp 2 bảng tính trong cùng 1 sheet. Dữ liệu như sau:

Ta sẽ tiến hành gộp bảng 2 vào bảng 1. Do cột Họ Tên ở bảng 2 sắp xếp không đúng thứ tự như ở bảng 1 nên ta không thể Copy & Paste cả cột, còn nếu copy từng ô thì sẽ mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Vì vậy ta sẽ dùng hàm VLOOKUP để gộp bảng:

Bước 1: Trên bảng 1, ta chèn thêm 2 cột: Hạnh kiểm và Điểm thưởng.

Bước 2: Lập công thức cho ô E3 như sau: =VLOOKUP(B3,$B$11:$C$15,2,0)

Công thức trên nghĩa là: Tìm giá trị ở ô B3 (Nguyễn Thị Hồng Ánh) trong bảng từ B11 đến C15, sau đó trả về giá trị tương ứng ở cột thứ 2 của bảng, dò tìm kiểu tuyệt đối.

Kết quả trả về giá trị cột Hạnh Kiểm là Tốt.

Bước 3: Copy công thức ở ô E3 xuống các ô từ E4 đến E7. Ta có kết quả như sau:

Bước 4: Tương tự như vậy, lập công thức cho ô F3 như sau: =VLOOKUP(B3,$B$11:$D$15,3,0)

Sau đó copy xuống các ô từ F4 đến F7, ta có kết quả như sau:

Bước 5: Sau khi gộp bảng xong, nếu muốn xóa bỏ bảng 2, bạn cần Copy lại vùng dữ liệu vừa thêm vào bảng 1, sau đó Paste Value vào đúng vị trí đó. Khi ấy hàm VLOOKUP sẽ biến mất, chỉ còn lại kết quả, và bạn xóa bảng 2 sẽ không ảnh hưởng đến bảng 1.

Trường hợp gộp bảng ở các sheet hoặc các file khác nhau, các bạn cũng dùng hàm VLOOKUP giống hệt ví dụ trên, chỉ khác là khi lấy Table_array thì bạn phải click chuột sang sheet hoặc file khác. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

học thiết kế website



Bình luận của bạn