Cách sử dụng hàm IF trong Excel (có bài tập áp dụng)

Hàm IF hay còn gọi là hàm điều kiện trong excel là một trong các hàm quan trọng và phổ biến nhất trong Excel. Học Excel mà bỏ qua hàm điều kiện IF thì thật sự là một thiếu sót. Hãy theo dõi bài viết này, taioffice.com sẽ cho bạn biết những ứng dụng tuyệt vời của nó.

HÀM IF

Hàm IF - hiểu theo nghĩa đơn giản là hàm nếu... thì... trong Excel, rõ ràng hơn, đó là hàm kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì kết quả trả về 1 giá trị, nếu không thỏa mãn thì kết quả trả về một giá trị khác. 

Cú pháp của hàm IF như sau:

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Vietsub: =IF(điều kiện,giá trị 1, giá trị 2)

Ý nghĩa: Nếu như đúng với điều kiện thì kết quả trả về giá trị 1, nếu như khác với điều kiện thì kết quả trả về giá trị 2.

VD: Cho bảng điểm của học sinh.

Hàm IF trong Excel

Xét kết quả Đỗ/Trượt của học sinh với điều kiện sau:

- Nếu điểm >= 5 thì Đỗ

- Ngược lại, nếu điểm < 5 thì Trượt

Ta nhập như sau: =IF(B2>=5,"Đỗ","Trượt") (lưu ý: nếu muốn đặt giá trị trả về là 1 chuỗi kí tự thì bạn phải để trong dấu " ")

Ý nghĩa: Nếu điểm trong ô B2 >=5 thì học sinh đó Đỗ, nếu ô B2 không >=5 (tức nhỏ hơn) thì học sinh đó Trượt.

Hàm IF trong Excel

Ta sẽ có kết quả:

Hàm IF trong Excel

Với ví dụ trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về cú pháp và cách sử dụng của hàm IF trong Excel rồi đúng không? Mình sẽ tiếp tục hướng dẫn cho bạn các thao tác nâng cao khi sử dụng hàm IF.

HÀM IF LỒNG

Ở phần trên, mình đã đưa ra một ví dụ rất đơn giản để các bạn dễ hình dung. Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều bài toán yêu cầu phức tạp hơn nhiều.

Ví dụ: Cho bảng điểm của sinh viên:

Hàm IF trong Excel

Yêu cầu đặt ra là chyển đổi điểm thi của sinh viên từ điểm số thành điểm chữ với các điều kiện sau:

- Nếu điểm >= 8.5 thì đạt điểm A

- Nếu điểm từ 7.0 đến 8.4 thì đạt điểm B

- Nếu điểm từ 5.5 đến 6.9 thì đạt điểm C

- Nếu điểm từ 4.0 đến 5.4 thì đạt điểm D

- Nếu điểm < 4.0 thì trượt (điểm F)

Ta nhập như sau: =IF(B2>=8.5,"A",IF(B2>=7.0,"B",IF(B2>=5.5,"C",IF(B2>=4.0,"D","F"))))

Hàm IF trong Excel

Logic trong hàm IF lồng này khá đơn giản:

- Nếu các điểm trong ô B2 >=8.5, sinh viên được A

- Nếu các điểm trong ô B2 >=7.0, sinh viên được B

- Nếu các điểm trong ô B2 >=5.5, sinh viên được C

- Nếu các điểm trong ô B2 >=4, sinh viên được D

- Còn lại là F (thấp hơn 4)

Ta có kết quả:

Hàm IF trong Excel

Tuy nhiên, có một số bạn kết hợp với hàm AND và nhập như sau: =IF(B2>=8.5,"A",IF(AND(B2<8.4,B2>=7),"B",IF(AND(B2<7,B2>=5.5),"C",IF(AND(B2<5.5,B2>=4),"D","F"))))

Hàm IF trong Excel

Kết quả vẫn cho ra đúng:

Hàm IF trong Excel

Tuy nhiên, công thức này rất phức tạp vì sử dụng đến cả hàm AND, trong bài toán này bạn chỉ cần sử dụng hàm IF để làm mà không cần tới hàm AND, khi hàm IF của bạn bao hàm tất cả các khả năng xảy ra: =IF(B2>=8.5,"A",IF(B2>=7.0,"B",IF(B2>=5.5,"C",IF(B2>=4.0,"D","F"))))

Ví dụ theo đề bài, điểm từ 7.0 đến 8.4 thì được B, khi đó trong hàm mà mình vừa nêu, ta không cần đặt AND(B2<8.4,B2>=7) thì được B vì khi đặt B2>=8.5 thì được A, như vậy hiển nhiên các điểm >8.4 sẽ được A, còn tất cả những điểm nhỏ hơn 8.4 sẽ phụ thuộc vào các điều kiện ở đằng sau: >=7.0 thì B, >=5.5 thì C....

Nghe thì khá là phức tạp phải không? Vậy bạn hãy thử làm bài tập sau nhé, sẽ hiểu ngay thôi. :)

Bài tập: Cho bảng dữ liệu sau:

STTHọ và tênĐiểm TB mônXếp loại học lực
1Nguyễn Hùng An8.9 
2Nguyễn Thanh Bình7.6 
3Nguyễn Việt Châu5.4 
4Bùi Việt Hưng6.8 
5Trần Nam Trung9.2 

Bạn hãy tính cột xếp loại học lực theo điều kiện sau:

Nếu TB môn >=8.0 thì XLHL Giỏi, nếu TB môn từ 6.5 đến 8.0 thì XLHL Khá, nếu TB môn từ 5.0 đến 6.5 thì XLHL Trung bình, còn lại là XLHL Yếu.

Chúc các bạn làm bài tốt!

Ngoài ra, hàm IF còn có thể kết hợp với rất nhiều hàm khác nhau như SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF, hoặc kết hợp với AND, OR, NOT... Đây là những phần nâng cao của hàm IF, mình sẽ hướng dẫn trong các bài viết sau. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn được phần nào cách sử dụng hàm IF trong excel để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!




Bình luận của bạn