Hướng dẫn sắp xếp dữ liệu trong Excel 2007 - 2010 - 2013

Nếu bảng Excel của bạn dữ liệu được sắp xếp lộn xộn, không theo trình tự nào cả thì hôm nay taioffice.com sẽ hướng dẫn cho bạn cách khắc phục điều đó, dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp từ A đến Z, từ bé đến lớn hoặc ngược lại. Từ đó bảng Excel của bạn sẽ được sắp xếp khoa học và dễ theo dõi, xử lý hơn rất nhiều.

 taioffice.com sẽ hướng dẫn các bạn bằng ví dụ cụ thể với bảng dữ liệu sau:

Hướng dẫn sắp xếp dữ liệu

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Bước 1: Bôi đen dữ liệu ở cột Tên → vào Home chọn Sort & Filter → chọn A to Z.

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Bước 2: Hộp thoại Sort Warning xuất hiện, có 2 lựa chọn:

- Expand the selection: các cột dữ liệu phụ thuộc (như Số lượng, Đơn vị tính...) sẽ bị thay đổi cách sắp xếp tương ứng theo cột Tên

- Continue with the current selection: chỉ có cột Tên bị thay đổi sắp xếp, các cột khác vẫn giữ nguyên

Thông thường trong các bảng Excel sẽ chọn Expand the selection. Sau đó chọn Sort.

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Bước 3: Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo đúng thự tự chữ cái abc

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Bước 4: Bạn chỉ cần thay đổi lại cột STT là hoàn thành

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự từ Z đến A thì ở bước 1, bạn chọn Z to A

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

 Ta sẽ có kết quả dữ liệu được sắp xếp từ Z đến A:

Ví dụ 1: Sắp xếp theo thứ tự alphabet của cột Tên

Ví dụ 2: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc giảm dần)

Đối với những cột dữ liệu định dạng dưới dạng number (như cột Số lượng, cột Thành tiền) thì cần sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Các thao tác thực hiện tương tự với các bước hướng dẫn ở trên.

Ví dụ: Khi muốn sắp xếp tăng dần cột Thành tiền, bôi đen dữ liệu ở cột Thành tiền → vào Home chọn Sort & Filter → chọn Sort Smallest to Largest (từ bé đến lớn)

Ví dụ 2: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc giảm dần)

Và đây là dữ liệu sau khi đã được sắp xếp tăng dần của cột Thành tiền:

Ví dụ 2: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc giảm dần)

Hoặc giảm dần nếu chọn Sort Largest to Smallest (giảm dần, từ lớn đến bé)

Ví dụ 2: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc giảm dần)

 Ví dụ 3: Sắp xếp theo điều kiện của 2 cột

Trường hợp bạn muốn sắp xếp tăng dần cột Thành tiền và A to Z cột Tên thì trước hết bạn cần xác định thứ tự ưu tiên muốn xếp cột nào trước.

Bước 1: Bôi đen cột Thành tiền → vào Home → vào Sort & Filter → chọn Custom Sort

 Ví dụ 3: Sắp xếp theo điều kiện của 2 cột

Bước 2: Hộp thoại Sort xuất hiện, bạn click chọn Add Level để thêm trường sắp xếp, thứ tự sắp xếp tùy thuộc vào mục đích của bạn, ở ví dụ này mình chọn thứ tự ưu tiên: Thành tiền → Tên.

 Ví dụ 3: Sắp xếp theo điều kiện của 2 cột

Bước 3: Với những điều kiện trên, cột Thành tiền sẽ được sắp xếp tăng dần trước (từ bé đến lớn), sau đó với những cột Thành tiềngiá trị bằng nhau, sẽ được sắp xếp theo thứ tự A to Z của Tên. Cụ thể kết quả như sau:

 Ví dụ 3: Sắp xếp theo điều kiện của 2 cột

Như ta đã thấy trong bảng dữ liệu trên, Bút chì màu và Nhãn vở có Thành tiền bằng nhau nên cột tên Bút chì màu và Nhãn vở được sắp xếp A to Z.

Việc sắp xếp sử dụng Custom Sort được áp dụng trong việc Sắp xếp tên theo abc, bạn có thể tham khảo trong bài viết Hướng dẫn sắp xếp tên theo abc trong Excel chuẩn không cần chỉnh của taioffice.com (xem chi tiết)

Trên đây là 3 kiểu sắp xếp cơ bản dùng chức năng Sort&Filter. Chúc các bạn thành công!




Bình luận của bạn