You don't have javascript enabled! Please download Google Chrome!
  1. Trang chủ
  2. Thủ thuật Excel
  3. Hướng dẫn sắp xếp tên theo ABC trong Excel chuẩn không cần chỉnh

Hướng dẫn sắp xếp tên theo ABC trong Excel chuẩn không cần chỉnh

Việc sắp xếp tên theo thứ tự abc (hay theo thứ tự alphabet) thường được dùng trong giáo dục khi sắp xếp tên học sinh trong lớp hay sắp xếp tên thí sinh vào phòng thi... Công việc này quả là khó khăn, đôi khi còn mất nhiều thời gian đối với những ai chưa biết cách làm. Bài viết này sẽ giải quyết được vấn đề đó.

Xem thêm bài viết

Trong các bảng excel thông thường, cột Họ và tên thường là tên đầy đủ của một người, trong khi đó việc sắp xếp tên theo thứ tự abc lại xếp theo thứ tự ưu tiên: Tên → Tên đệm (hoặc Tên đệm sát tên trong trường hợp có nhiều tên đệm) → Họ.

VD: Bảng excel thông thường:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Vì vậy, công việc đầu tiên của bạn là cần tách Tên, Tên đệm và Họ ra thành các cột khác nhau. (Nếu bảng dữ liệu của bạn cột Tên, Tên đệm, Họ đã được tách thành 3 cột khác nhau rồi thì bạn hãy xem phần 2. SẮP XẾP THỨ TỰ TÊN THEO ABC trong bài viết này để thực hiện sắp xếp.)

Còn nếu bảng dữ liệu của bạn chưa được tách thành các cột như vậy thì bạn hãy theo dõi thật kĩ và thực hiện theo các bước dưới đây nhé! Việc tách tên thành nhiều cột cần làm khá nhiều bước nhưng mình sẽ hướng dẫn rất chi tiết và tất nhiên là nhanh hơn nhiều so với việc làm thủ công tách từng người một trong một danh sách dài.

1. TÁCH THÀNH 3 CỘT HỌ, TÊN ĐỆM VÀ TÊN

Bước 1: Để tách riêng Tên, Tên đệm và Họ từ cột Họ và Tên, đầu tiên bạn cần tạo cột Họ, Tên đệm và Tên để chứa nội dung sau khi tách.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 2: Sao chép cột Họ và tên sang cột Tên

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 3: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ dữ liệu của cột Tên, vào Home → Find&Select → Replace (phím tắt: Ctrl + H) để mở hộp thoại Find and Replace.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 4: Trong thẻ Replace của hộp thoại Find and Replace, ở mục Find what bạn nhập kí tự * và dấu cách, mục Replace with để trống. Sau đó click Replace All.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Một thông báo của Excel xuất hiện, các bạn chọn OK và Close hộp thoại Find and Replace. Kết quả thu được cột Tên như sau:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 5: Tiếp theo ta sẽ tách Họ  Tên đệm.

Ở cột Tên đệm, bạn nhập công thức sau: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(E2)-1) trong đó:

B2: cột Họ và tên

E2: cột Tên

Nghĩa là: Ở cột Tên đệmlấy ở bên trái cột B2 (cột Tên) số lượng kí tự là: độ dài cột B2 - độ dài cột E2 - 1 (1 ở đây là trừ bỏ 1 dấu cách đằng sau tên đệm)

Để hiểu về công thức LEFT và LEN, bạn có thể tham khảo bài viết Các hàm excel cơ bản bạn nhất định phải biết (xem chi tiết).

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 6: Kết quả cho ra như bảng dưới đây. Tuy nhiên, như bạn đã thấy, khi click vào từng tên thì hiện ra công thức.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Vì vậy bạn cần chuyển các công thức này thành text bằng cách chọn (bôi đen) cột Tên đệm rồi Copy (phím tắt: Ctrl + C). Sau đó dán vào vị trí hiện tại bằng cách vào Paste → chọn Paste Values.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Như vậy, cột Tên đệm sẽ hiện ra text.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 7: Tương tự bước 4, tiếp theo ta sẽ tách Tên đệm bằng cách bôi đen dữ liệu của cột Tên đệm ấn tổ hợp phím Ctrl + H rồi nhập kí tự * và dấu cách ở  mục Find what, để trống ở mục Replace with rồi chọn Replace All.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Kết quả ta thu được cột Tên đệm:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 8: Như vậy ta đã tách xong Tên, Tên đệm, cuối cùng ta sẽ tách Họ tương tự với bước 5 ở trên bằng cách: ở cột Họ, nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)-LEN(E2)-2) trong đó:

B2: cột Họ và tên

D2: cột Tên đệm

E2: cột Tên

Nghĩa là: Ở cột Họ, lấy ở bên trái cột B2 (cột Tên) số lượng kí tự là: độ dài cột B2 - độ dài cột D2 - dộ dài cột E2 - 2 (2 ở đây là trừ bỏ 1 dấu cách đằng sau tên đệm và 1 dấu cách đằng sau họ)

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 9: Ta thu được cột Họ (lưu ý: đối với những người có 2 tên đệm như Nguyễn Thị Hải Yến thì Nguyễn Thị ta vẫn xếp ở cột Họ như trong hình, vì theo quy tắc sắp xếp tên theo alphabet thì thứ tự ưu tiên xếp lần lượt từ Tên → Tên đệm (hoặc Tên đệm sát tên trong trường hợp có nhiều tên đệm) → Họ, do đó ta coi Nguyễn Thị là họ). 

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Giống như ở trên, cột Họ tồn tại dưới dạng công thức, vì vậy, ta thực hiện giống bước 6 để chuyển sang dạng text bằng cách sử dụng Paste Values. Ta thu được kết quả như sau:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

2. SẮP XẾP THỨ TỰ TÊN THEO ABC

Như vậy, ta đã thu được 3 cột Họ, Tên đệm, Tên riêng rẽ. Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện sắp xếp thứ tự nhé.

Bước 1:  Bạn bôi đen toàn bộ dữ liệu 3 cột Họ, Tên đệm, Tên rồi click chọn Data → Sort

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện, bạn click chọn Add Level để thêm cột cần sắp xếp, thứ tự sắp xếp theo thứ tự lần lượt: Tên → Tên đệm → Họ, chọn Order: A to Z. Sau đó bấm OK.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Ta thu được tên đã được sắp xếp đúng thứ tự alphabet. 

Sắp xếp tên theo abc trong excel

3. GHÉP CÁC CỘT LẠI VỚI NHAU

Nhiệm vụ  bây giờ cần làm là ghép 3 cột Tên, Tên đệm, Họ thành một cột.

Bước 1:  Bạn hãy xóa dữ liệu ban đầu của cột Họ và tên đi nhé.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Để ghép 3 cột Tên, Têm đệm, Họ có rất nhiều cách, bạn có thể dùng hàm CONCATENATE (cách sử dụng hàm CONCATENATE bạn xem ở đây)

Sắp xếp tên theo abc trong excel

hoặc dùng kí hiệu & để nối các cột với nhau, đừng quên kí hiệu dấu cách nhé:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Kết quả ta thu được:

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 2: Bạn nhớ dùng Paste Value để chuyển dạng công thức về dạng text nhé!

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Bước 3: Bây giờ bạn có thể xóa 3 cột Tên, Tên đệm, Họ đi rồi.

Sắp xếp tên theo abc trong excel

Như vậy tên trong danh sách của bạn đã được sắp xếp theo alphabet. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!


 Cám ơn bạn đã đọc bài viết! Bài viết được viết bởi tâm huyết của tác giả vì thế hãy để lại link bài viết gốc khi chia sẻ bài viết này, mình sẽ report DMCA với những website lấy nội dung mà không để nguồn hoặc copy bài với số lượng lớn.



Đặt câu hỏi cho bài viết này ?