Hướng dẫn sử dụng DATA BARS trong Excel để so sánh dữ liệu

Data Bars (thanh dữ liệu) trong Excel là một công cụ cho phép bạn so sánh một cách trực quan các số liệu trong cột thông qua các thanh (bars) hiển thị ngay tại từng ô dữ liệu. Đây là một cách so sánh dữ liệu rất tiện lợi thay cho việc vẽ đồ thị. Mời các bạn theo dõi bài viết sau để biết cách sử dụng công cụ này.

Giả sử ta có bảng dữ liệu về Doanh Thu và Chi Phí các tháng như sau:
Bây giờ ta sẽ sử dụng công cụ Data Bars để hiển thị các cột so sánh Doanh Thu và Chi Phí trong các tháng tại chính các ô dữ liệu. Các bạn thao tác theo từng bước như sau:
1. Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần so sánh.
Ở ví dụ trên, tại cột Doanh Thu ta sẽ bôi đen các ô từ B3 đến B8:
2. Bước 2:
Trên tab Home của thanh thực đơn, nhấn vào Conditional Formatting, đưa chuột đến nút Data Bars rồi chọn màu mà ta muốn hiển thị:
Kết quả: Các thanh dữ liệu hiển thị trong từng ô tương ứng với dữ liệu của ô để người dùng có thể so sánh một cách trực quan nhất. Chế độ mặc định là: Số nhỏ nhất tương ứng với thanh dữ liệu ngắn nhất (có độ dài bằng 10% chiều rộng của ô), các thanh dữ liệu còn lại sẽ tự động so sánh với thanh ngắn nhất này theo tỉ lệ.
3. Bước 3:
Làm tương tự với cột Chi Phí, ta có kết quả như sau:
4. Chỉnh sửa thanh dữ liệu:
Excel cung cấp một số giá trị tùy chọn để bạn điều chỉnh thanh dữ liệu theo nhu cầu. Để làm được điều đó, ta bôi đen phần thanh dữ liệu cần chỉnh, vào tab Home trên thanh thực đơn, nhấn vào Conditional Formatting, đưa chuột đến nút Data Bars rồi chọn More Rules.
Khi đó, hộp thoại New Formatting Rule hiện ra, cho phép ta chỉnh sửa một số giá trị, chẳng hạn:
  • Format Style: Cho phép ta chọn kiểu thanh dữ liệu.
  • Show Bar Only: Nếu tích vào đây thì bảng tính chỉ hiển thị các thanh dữ liệu còn số thì bị ẩn.
  • Type và Value: Để điều chỉnh cách hiển thị của các thanh dữ liệu theo giá trị nhỏ nhất, lớn nhất trong các ô.
  • Bar Color: Danh mục các màu cho thanh dữ liệu.
5. Lưu ý:
Excel luôn hiển thị thanh dữ liệu cho tất cả các ô trong vùng định dạng, kể cả các ô chứa giá trị 0 (Zero).
Chẳng hạn, ở ví dụ trên, nếu ta thêm một dòng Tháng 7 và nhập Doanh Thu tháng 7 bằng 0 thì các thanh dữ liệu sẽ thay đổi như sau:
Qua ví dụ trên, có thể thấy, việc sử dụng Data Bars giúp người dùng có cái nhìn trực quan và nhanh chóng để so sánh dữ liệu trong bảng tính. Sử dụng Data Bars giúp bảng tính tiện dụng và linh hoạt hơn rất nhiều so với việc vẽ đồ thị. Chúc các bạn sử dụng công cụ này một cách hữu ích!



Bình luận của bạn