Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng ví dụ minh họa dễ hiểu

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ khá mới mẻ với nhiều người. Henry Gantt – một kỹ sư cơ khí và tư vấn viên quản lý – là người tạo ra biểu đồ này nhằm quản lý dự án theo các cột mốc thời gian đã định trước. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo biểu đồ Gantt trong Excel.
Để vẽ một biểu đồ, ta cần có dữ liệu. Với biểu đồ Gantt, ta cần có bảng dự án với Ngày Bắt Đầu và Ngày Kết Thúc cho mỗi công việc. Giữa 2 mốc thời gian này chính là Khoảng Thời Gian để hoàn thành công việc. Chẳng hạn ta có bảng sau:
Bây giờ ta sẽ bắt đầu vẽ biểu đồ Gantt theo trình tự các bước như sau:
1. Bước 1: Tạo biểu đồ cột dựa trên “Ngày bắt đầu”:
  • Bôi đen dải ô từ C1 đến C6.
  • Vào tab Insert trên thanh thực đơn, nhấn <Bar> rồi chọn Stacked Bar (biểu đồ cột chồng) ở nhóm 2-D Bar.
  • Kết quả: Một biểu đồ cột được thêm vào bảng tính của bạn:
Các bạn có thể đưa chuột đến các vị trí có dấu “…” trên đường khung của biểu đồ để thay đổi kích cỡ biểu đồ cho hợp lý.
2. Bước 2: Thêm dữ liệu “Khoảng thời gian” vào biểu đồ:
  • Nhấn chuột phải vào vị trí bất kỳ trên biểu đồ, chọn Select Data:
  • Cửa sổ Select Data Source hiện ra, bạn nhấn vào <Add> để chọn thêm dữ liệu (Khoảng thời gian) mà bạn muốn thêm vào biểu đồ:
  • Sau đó, cửa sổ Edit Series xuất hiện:
    • Tại ô Series Name: Bạn nhập tên “Khoảng thời gian” hoặc bất cứ tên nào bạn muốn
    • Tại ô Series Values: Bạn nhấn vào biểu tượng chọn dải ô ở bên phải ô Series Values. Khi đó, một cửa sổ Edit Series nhỏ hơn xuất hiện, cho phép bạn chọn dữ liệu “Khoảng thời gian” bằng cách kéo chuột từ ô E2 đến E6:
  • Sau đó, các bạn bấm <Enter> để trở về cửa sổ Edit Series ban đầu:
  • Cuối cùng, nhấn <OK> 2 lần để tắt cửa sổ Edit Series và cửa sổ Select Data Source. Ta có kết quả như sau:
3. Bước 3: Xóa bỏ Legend:
Để xóa các ô dán nhãn biểu đồ, bạn nhấn chuột phải vào nó rồi chọn <Delete>:
4. Bước 4: Thêm mô tả công việc:
  • Nhấn chuột phải vào biểu đồ, chọn Select Data để mở cửa sổ Select Data Source như bước 2.
  • Nhấn nút <Edit> ở bên phải, bên dưới Horizontal (Category) Axis Labels:
  • Cửa sổ Axis Labels hiện ra, bạn chọn dải ô từ B2 đến B6 (tên các công việc):
  • Sau đó nhấn <OK> 2 lần để tắt cửa sổ Axis Labels và Select Data Source. Ta có kết quả:
5. Bước 5: Ẩn các cột màu xanh dương để đưa biểu đồ về dạng biểu đồ Gantt:
  • Nhấn chuột phải vào bất kỳ cột xanh dương nào trong biểu đồ, chọn Format Data Series:
  • Cửa sổ Format Data Series hiện ra, bạn vào tab Fill chọn No Fill, vào tab Border Color chọn No Line. Sau đó nhấn <Close>, ta có kết quả:
6. Bước 6: Sắp xếp lại thứ tự công việc trên đồ thị:
Ở đồ thị trên, thứ tự công việc bị đảo ngược, vì vậy ta cần sắp xếp lại bằng cách:
  • Nhấn chuột phải vào danh sách các công việc ở bên trái đồ thị, chọn Format Axis:
  • Cửa sổ Format Axis hiện ra, tại tab Axis Options, tích chọn Categories in reverse order, sau đó nhấn <Close>:
  • Kết quả:
7. Bước 7: Xóa khoảng trống bên trái biểu đồ:
  • Nhấn chuột phải vào Ngày Bắt Đầu đầu tiên trong bảng dữ liệu, chọn Format Cells, vào tab Number và chọn định dạng General để xem cách lưu trữ ngày này trong Excel. Theo đó, ngày 05/03/2017 sẽ là 42799.
  • Nhấn chuột phải vào một ngày bất kỳ trên biểu đồ, chọn Format Axis:
  • Tại tab Axis Options, bạn chuyển mục Minimum từ Auto thành Fixed và nhập số 42799 (Ngày Bắt Đầu đầu tiên) vào, sau đó nhấn <Close>:
  • Kết quả: Khoảng trống dư thừa trên đồ thị đã được loại bỏ.
8. Bước 8: Xóa khoảng trắng giữa các cột màu cam:
  • Nhấn chuột phải vào một cột màu cam, chọn Format Data Series.
  • Trong hộp thoại Format Data Series, cài đặt Seperated thành 100% và Gap Width thành 0%:
  • Kết quả:
9. Bước 9: Điểu chỉnh số ngày trên biểu đồ:
Trong cửa sổ Format Axis mà bạn đã sử dụng ở bước 7, bạn thay đổi Major Unit và Minor Unit thành Fixed, sau đó thêm các con số mà bạn muốn dùng cho khoảng cách giữa các ngày vào:
10. Kết:
Như vậy, thông qua ví dụ trên, chúng ta đã biết cách tạo một biểu đồ Gantt để quản lý dự án. Các bạn có thể tự mình khám phá để tạo ra những biểu đồ đẹp mắt hơn, hữu ích hơn, tạo hiệu quả cao cho công việc. Chúc các bạn thành công!



Bình luận của bạn