Loại bỏ khoảng trống dư thừa khỏi văn bản bằng hàm TRIM trong Excel

Khi làm việc trên Excel, chúng ta có thể gặp các dữ liệu chứa nhiều khoảng trống không cần thiết, dẫn đến việc nhận được kết quả sai khi thiết lập công thức liên quan đến các ô đó. Các dữ liệu này thường là các báo cáo kết xuất từ phần mềm, các tài liệu tải về từ internet,… Với một dữ liệu lớn có quá nhiều khoảng trống dư thừa, việc loại bỏ nó bằng phương pháp thủ công (delete ở từng ô) là hết sức vất vả. Hàm TRIM trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Mô tả:

Hàm TRIM trong Excel là hàm dùng để loại bỏ tất cả các khoảng trống ra khỏi văn bản (phía trước, sau, và giữa chuỗi), chỉ để lại 1 khoảng trống ở giữa các từ.

Cú pháp:

=TRIM(text)

Trong đó, text là chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô chứa chuỗi văn bản đó.

Ví dụ:

Bảng dữ liệu dưới đây có cột B bị lỗi dư thừa rất nhiều khoảng trống. Ta loại bỏ các khoảng trống đó bằng các bước như sau:

Bước 1: Tại ô C2, thiết lập công thức: =TRIM(B2)

Sau khi Enter, kết quả trả về đã loại bỏ các khoảng trống thừa, chỉ giữ lại 1 khoảng trống ở giữa các từ.

Bước 2: Copy công thức xuống các ô dưới, ta được kết quả:

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm TRIM mà vẫn còn lỗi:

Hàm TRIM được thiết kế để cắt kí tự dấu cách ASCII 7 bit (giá trị 32) khỏi văn bản. Vì vậy, có nhiều trường hợp dùng hàm TRIM rồi nhưng văn bản vẫn còn những kí tự trống hoặc kí tự không in được (thuộc 32 ký tự không in được đầu tiên trong hệ thống ASCII 7-bit). Ta xử lý như sau:

a. Kết hợp hàm TRIM với CLEAN để xóa các kí tự không mong muốn:

Ví dụ 1: Để xóa khoảng trống (mã thập phân 01) mà hàm TRIM không xóa được ở ô A6, ta dùng công thức:

=TRIM(CLEAN(A6))

Ví dụ 2: Để xóa kí tự không mong muốn (mã thập phân 16) khỏi ô A1, ta dùng công thức:

=TRIM(CLEAN(A1))

b. Trường hợp kết hợp hàm TRIM với CLEAN mà vẫn còn khoảng trống dư thừa:

Trong bộ kí tự Unicode, có một kí tự dấu cách bổ sung được gọi là kí tự dấu cách không ngắt có giá trị thập phân là 160. Kí tự này thường được sử dụng trong các trang Web dưới dạng thực thể HTML,  . Khi copy dữ liệu từ web vào Excel, bạn có thể gặp loại khoảng trống này và hàm TRIM và CLEAN không thể loại bỏ được. Khi đó ta phải dùng hàm SUBSTITUTE để chuyển kí tự dấu cách không ngắt thành dấu cách thường.

Xét ví dụ: Tại ô A1 có loại khoảng trống này, ta sử dụng công thức sau để loại bỏ:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1,CHAR(160), “ ”))

Ta có thể dùng kết hợp cả hàm CLEAN để loại bỏ toàn bộ các kí tự không nên có trong bảng dữ liệu:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A1,CHAR(160), “ ”))))   

Như vậy, qua bài viết này bạn đã có thể loại bỏ khoảng trống trong Excel thật dễ dàng thay vì phải delete từng dòng một. Thủ thuật này rất hữu ích khi bạn kết xuất từ phần mềm, các tài liệu tải về từ internet,… vì chúng thường bị lỗi có nhiều khoảng trống. Chúc các bạn thực hiện thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.

học thiết kế website



Bình luận của bạn